今日はバイトの
愚痴などを。愚痴…なのかな。
所属する大学の生協にて請求書作りの事務ワークをやらせてもらっているんですよ。職場環境自体は大変恵まれてて、ホント、仕事ってのは人の縁でするべきだなぁと思う。ま、使えるコネは使っとけってことよね。あとパートのおばちゃま方には毒にも薬にもならないバイトってことで可愛がってもらえるし、職員は職員であと１年も大学に居ないバイトだと思うと上司の悪口をこぼし裏事情を教えてくれるし。
あーそんなことはいいんだ。本題は人が悪いとかじゃない。てゆーかそんなこと怖くて書けやしない。悪いのは極めて非効率な事務作業。というか、自分がやってる請求書作りの不要っぷり。
うちの大学の生協はセンセイや図書館が注文する本を代行して発注したり、いざ入荷したら配達したりって業務を請け負ってます。で、その代金は大学の大蔵省（ここでは仮に「経理」と呼びます）が払うわけですよ。モノの流れ、金の流れ、情報の流れを図示すると以下。
モノ・情報
センセイ→助手→＜注文＞→生協→＜在庫確認・発注＞→出版社など→＜納入＞→生協→＜配達＞→助手→センセイ
金
生協→＜代金＞→出版社など→＜領収書＞→生協→＜請求書＞→経理→＜代金＞→生協
とまぁ
こんな感じ。代行業務自体は正直、ユーザーにとっては便利だと思う。まず生協を通じて買うと書籍が１０％引きになる。…助教授で年間の研究費は３０万円しか貰ってないらしい。アマゾンとか一般書店で買うよりは、多少時間がかかっても安くなる生協で、というのはワリと自然な流れだろう。まぁ全然足りなくて、かなり自腹を切ることになるらしいが。それに割引になった上に生協で仕分けして研究室まで配達してくれる。面倒くさがりのセンセイがたや助手にとっては結構便利なシステムになっている。
問題はdeathね…。情報の流れなんですが…。
デジタル、アナログ
まず、発注は発注相手のIT化度合いにあわせるしかないので、ケースバイケース。電話なところもあれば、ネット注文のこともある。まぁ大抵はネットで済んでるようだが。
本が納入されると、「された」というデータと共に「したよ」という納入証が届く。パートのおばちゃんがこれを頼りに納入した本をデータとして入力。
入力されたデータをもとにmokuの仕事。データ化された情報を出力。紙ベースに。その紙を見ながら、請求書を作る書籍をピックアップ。そしたら再びデータ上で請求する本に「請求したよ」というマーキングをしていく（フラグを立てる、と呼ぶ）。
フラグを立て終わったら、センセイごとなり研究室ごとなりで「納品書」という形でそれを出力。
出力された「納品書」をにらみながら「請求書」を作る。書名、金額、通し番号などをひたすら手で入力。
データになってる「請求書」を再度出力。出したモノに判子を押していく。
完成したものの一覧をさらに出力→レジで販売記録を記録。
そんな感じ
文章で説明すると大変簡潔なように見えますが、アホみたいに神経をすり減らします。根本的な問題として「データにしたものをアナログに戻してはいけません」という大原則を目一杯無視してるし。
この作業ね、業者から来る納入証が紙ベースなのはしょうがないんだ。業者によって慣行も違うから。だから、それらを統一フォーマットの中に落とし込んでいくパートのおばちゃんの仕事は当面不可欠。問題はその後。
そもそもなぜデータになったものをmokuはわざわざ出力するのか。これ、助手から「この本とこの本とこの本で、請求書としてまとめてくれ」とかゆーわけのわからない注文が来るんですね。１００冊の中から１０冊だけ分けるとか。３０冊を２冊と５冊と２３冊に分けるとか。使ってるデータ処理ソフトじゃ物理的に無理なんですよ、これらをそのままこなすの。だから出力して、赤ペンでチェック入れて、再度入力。
んで、「請求したよ」というマーキングをしたところで、なぜかデータ処理ソフトと表計算ソフトが連携してないから一度全部出力して、再度入力するハメになるんですね。
最後の判子。理由は全くもって不明だけど「シャチハタはダメ。朱肉使え」って命令が「経理」の方から来てるみたいなんですね。なのでぎゅ〜っとやって、ぎゅ〜っと押す。あ、ちょっとかすれた…あ、ちょっとにじんだ…みたいな繰り返し。
本題
ぶっちゃけ、これって全部データ的に処理すれば俺の仕事要らないんじゃないか？と思う今日この頃。いちいちこっちで請求書を分けなくても、「こいつらが請求できますよ〜」って本のデータを助手なりセンセイなりに投げれば、向こうが必要に応じて出力すればいいんだし。
んでね、紙で請求書なんて送らずに、全部データでいいじゃない…。電子署名だって「外の世界」ではあたりまえのように使われてるんだからさ。「経理」が何故か「電子署名は認めない」とかいう寝言を言ってるけど、それが法的にも認められてるんなら適応しろよ。
なによりコスト。月に１回の〆をするのにmokuとパートさん合わせて８万円くらい。馬鹿にならないのが書類。紙が５００枚で３００円。１つの請求書には平均して１０枚の紙が使われる。１月に作られる案件数は４００くらい。１０×４００で４０００枚の紙。たかが２４００円だけどプリンターのトナーは３０００枚くらい出したら切れるので、確実に１回は切れる。１５０００円。あとコピー代×４００枚（内部資料用）。余裕で月に１０万円くらいはかかってる。
電子署名用のソフトが２０ライセンスが２０万円としても年間で見れば経費は半分くらいに減らせる。なにより削れるのは時間。迅速な処理が可能になるってーのに。あーもう愚痴愚痴。自分の食い扶持だけど、食い扶持には「…これで給料もらっていいのかな？」と思うような仕事は止めようと思うのでした。というか、俺が電子化のスキームを作って、メリットを示して、成功報酬貰うって手もあるか…。
